Comment minimiser la fraude achats ?

Thierry Jaffry - mars 31, 2017

De nombreux articles ont été récemment publiés sur la fraude achats, par exemple via la modification des coordonnées bancaires ou les achats fictifs. Il est devenu capital de mettre en place des solutions pour minimiser cette fraude.

 

Cet article a pour objectif de vous présenter 6 propositions qui vous aideront à réduire votre exposition :

 

1. Séparer et définir les responsabilités

de chacun qu’il soit financier, acheteur ou comptable, la ségrégation des rôles (SOD) est un moyen d’assurer qu’un salarié n’a pas la maîtrise totale du processus d’achat. Les auditeurs sont particulièrement sensibles à la SOD.

 

2. Construire des workflows pour chaque scénario

d’approvisionnement (de la saisie de la demande d’achats à la réconciliation de la facture), afin qu’il y ait toujours un approbateur distinct du demandeur. Les circuits d’approbation permettent de tracer les transactions, et de prévenir la fraude achats. On a souvent tendance, dans les projets informatiques, à définir un workflow général, puis à gérer certaines exceptions par des workflows dégradés. Ce sont ces failles qui seront exploitées par les fraudeurs. Par exemple : une procédure d’achats exceptionnels en urgence peut ouvrir une brèche dans le processus de contrôle.

 

workflow

 

3. Mettre sous haute surveillance la modification des coordonnées bancaires fournisseur.

La meilleure façon de prévenir la fraude achats est d’avoir un outil centralisé de gestion des fournisseurs, sur lequel la lecture/édition de certaines informations sont réservées à une population limitée d’utilisateurs, soumises à un workflow de validation avant publication dans le système financier.

 

4. Autoriser les paiements uniquement aux fournisseurs validés

à travers un processus d’activation. Il est important de ne pas permettre la création « ad hoc » d’un fournisseur directement dans l’ERP.

 

5. Mettre en place une réconciliation de type « 3-way match »

pour chacune des factures, afin de sécuriser la correspondance entre le commandé, le reçu et le facturé.

workflow-2

 

6. Mettre en place un « Spend Analysis »

avec des alertes spécifiques, autour des factures sans commande, le dépassement budgétaire, la consommation de contrats… afin de contrôler tout comportement récurrent ou atypique.

 

Ces 6 propositions ont aidé de nombreuses organisations de toutes tailles à lutter contre les fraudes liées à l’approvisionnement.

Nous vous recommandons de réviser, au moins une fois par an, l’ensemble de vos processus achats afin de vous assurer que des actions sont mises en places pour minimiser ce risque.

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L'Auteur

Thierry Jaffry est un expert reconnu de l’automatisation des processus achats. Il a successivement travaillé chez BravoSolution et Ivalua en tant que directeur de projet S2P avant de rejoindre Flucticiel, intégrateur de logiciels S2P, afin de créer Simetryk.


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