Le coût (invisible) des données fournisseurs inexactes

Thierry Jaffry - septembre 20, 2017

La qualité des données fournisseurs est la base de la prise de décision pour un acheteur, et l’une des briques fondamentales du Source to Pay.

Notre précédent article : Finissons-en avec les données fournisseurs obsolètes !” évoquait la rapidité à laquelle se dégrade cette donnée fournisseur et exposait quelques bonnes pratiques pour en augmenter la fiabilité.

Essayons maintenant d’exposer les coûts cachés induits par des données fournisseur partiellement incorrecte.

1 – Une vision altérée des dépenses

L’analyse de la dépense est le coeur de l’activité stratégique des directions achats. J’ai coutume de dire que ce sont les lunettes des category managers. Alors si la donnée d’entrée de ces analyses n’est pas fiable, c’est comme regarder sa dépense avec des lunettes sales: la vision sera faussée et les stratégies qui en découlent seront inexactes. Comme l’expliquait notre webinar de Mars dernier, il s’agit du fameux “Garbage In – Garbage out”. Le coût induit par une mauvaise prise de décision peut être énorme. Un acheteur pourrait passer à côté de leviers d’une négociation contractuelle parce que son tableau de bord n’est pas capable de lui montrer qu’en plus des 3M$ qu’il dépense avec IBM, il existe aussi une dépense de 5M$ associée à I.B.M dans une autre division.

Et que dire du futur de l’analyse de la dépense, à savoir les analyses prédictives (qui seront selon moi la clé dans les 5 prochaines années, mais nous en reparlerons dans un autre article) ? Comment prédire avec justesse les comportements à venir si déjà nous n’avons pas les bons éléments de l’activité passée ?

 

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2 – Doublons = doubles paiements

Selon une étude effectuée par Concur en 2015 auprès de 500 comptables fournisseurs, 33% ont déjà doublement payé une facture.

La raison principale de ces erreurs comptables s’explique par l’absence de contrôle des processus de création et de modification des fournisseurs. En effet, la fragmentation des données entre les différents ERP, ou la création à la volée sans contrôle d’unicité dans un système central favorise la présence de doublons au sein du système comptable.

C’est pourquoi il est essentiel de nettoyer et de centraliser le référentiel fournisseurs, tout en mettant le processus de création & modification sous contrôle (unicité, ségrégation des rôles, etc..). Le bénéfice est double, car cela permet également de diminuer le risque dû à la fraude (voir ci-après).

3 – La fraude achats

 

Le coût de la fraude achats est estimé mondialement à  3 trillions de dollars par an.

C’est essentiellement, comme nous l’avons détaillé dans cet article : “Comment minimiser la fraude achats ?”, le cas des collaborateurs peu scrupuleux qui enregistrent leurs propres informations bancaires dans la fiche des fournisseurs afin de rediriger les paiements des factures fournisseurs sur leurs comptes.

fraudeExemple :

En juin dernier, une experte comptable a reconnu avoir détourné 3,2 millions d’euros auprès de son employeur français. Elle aurait effectué 40 virements entre 2011 et 2016 sur son compte personnel après avoir enregistré ses données bancaires dans le système comptable de l’entreprise : Une comptable reconnaît avoir détourné 3,2 million d’euros.


La fraude peut également être issue de personnes tiers demandant une modification des données bancaires d’un fournisseur déjà enregistré en communiquant leurs informations bancaires personnelles. Selon une étude
 effectuée par l’association des Professionnels de la Finance, 29% des sondés qui ont été victimes de fraude ont perdu plus de $ 250 000. Pour réduire ce risque, l’un des axes de mitigation est la définition d’un processus de création & modification et l’outillage de celui-ci.

4 – Un sourcing inefficace

Une bonne stratégie de sourcing repose en partie sur une bonne pré-sélection des fournisseurs, effectuée selon plusieurs critères: innovation, analyse du marché, santé financière, qualité des produits ou services, prix, performance, risque… La qualité de cette analyse dépend beaucoup de l’intégrité des données fournisseurs dans l’ensemble des systèmes de l’entreprise. Une mauvaise catégorisation des fournisseurs par exemple, en raison de données fragmentées et incorrectes, pourrait amener à passer à côté d’opportunités.

Autre exemple: le risque. Si les fournisseurs ne sont pas dédoublonnés, et qu’ils ne sont pas regroupés dans un arbre hiérarchique, un acheteur pourrait sous évaluer le risque auquel il s’expose en contractualisant avec un fournisseur (risque de dépendance, par exemple). Sa décision d’attribution d’un appel d’offre pourrait en être tout aussi affectée.

 

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5 – Une enjeu de conformité

Il est primordial pour les acheteurs d’avoir la garantie de la conformité des fournisseurs. En France, la Loi dite “Rana Plaza” – en référence au drame de l’effondrement de l’immeuble du même nom au Bangladesh – rend les entreprises françaises de plus de 5 000 salariés légalement responsables de leurs fournisseurs et sous-traitants. Dès lors, une mauvaise gestion de la donnée des fournisseurs, et donc de leurs accréditations, certifications et autres polices d’assurance, entraîne une forte exposition au risque.

 

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Exemple :
Airbus a récemment créé un groupe d’experts en conformité afin de se “remettre en question et de [les] guider” comme l’affirme Tom Enders, le Directeur Général du Groupe. Plus précisément, l’entreprise est actuellement soupçonnée de corruption par l’intermédiaire de consultants pour l’exportation d’appareils. La compagnie s’est engagée à mettre en place une meilleure transparence entre leurs fournisseurs, sous traitants et consultants afin de réduire ce risque de corruption.

 

En conclusion, les 5 cas évoqués ci-dessus démontrent l’impact des données fournisseurs sur la performance des Achats, et la gestion du Risque, deux sujets au coeur des préoccupations des directeur achats.

La relation entre ces sujets et le coût pour l’entreprise est évidente, et il existe certainement d’autres exemples concrets. Il est donc temps, si ce n’est déjà fait, d’investir dans un outil de nettoyage et de gestion de la donnée maître (type SIM) et de définir les processus associés. C’est malheureusement souvent un sujet dont les entreprises sont conscientes, mais pour lequel elles ne sont pas forcément prêtes à investir, de par une mauvaise estimation de l’impact négatif pour leurs finances.

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L'Auteur

Thierry Jaffry est un expert reconnu de l’automatisation des processus achats. Il a successivement travaillé chez BravoSolution et Ivalua en tant que directeur de projet S2P avant de rejoindre Flucticiel, intégrateur de logiciels S2P, afin de créer Simetryk.


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